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入社時に提出してもらう書類の一覧と案内メールの文例

最終確認日 2026年10月15日

まず、よくある答え

入社時には、マイナンバー、基礎年金番号が分かる書類、雇用保険被保険者証（前職がある人）、前職の源泉徴収票（同じ年に前職がある人）、扶養控除等申告書、給与の振込口座などを出してもらいます。年金手帳は2022年4月から新しく発行されず、代わりに基礎年金番号通知書が発行されています。

労働条件通知書（兼雇用契約書）メーカー

書類の案内と一緒に送る労働条件通知書を作れます。

通知書を作る

入社手続きチェックリスト（会社側）

A4で印刷する（PDF）
手続き期限提出先・渡す相手根拠
労働条件通知書を交付する雇入れのとき（働き始める前）本人労働基準法15条
健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届入社日から5日以内日本年金機構（事務センター・年金事務所）日本年金機構の案内
健康保険 被扶養者（異動）届（扶養家族がいる場合）資格取得届と同時（5日以内）日本年金機構または健康保険組合日本年金機構の案内
雇用保険 被保険者資格取得届入社した月の翌月10日まで事業所を管轄するハローワーク雇用保険法施行規則6条
給与所得者の扶養控除等申告書を受け取る最初の給与支払日の前日まで会社で保管所得税法194条
前職の源泉徴収票を受け取る（年内に前職がある場合）年末調整まで会社で保管所得税法190条（年末調整）
住民税の特別徴収を引き継ぐ（前職の異動届出書を受け取る）前の会社から届出書を受け取りしだい住所地の市区町村各市区町村の案内
マイナンバーと基礎年金番号を確認する資格取得届の作成まで会社で厳重に管理日本年金機構の案内
労働者名簿・賃金台帳を作る雇入れ後遅滞なく会社で保管労働基準法107条・108条
雇入時の健康診断を行う（3か月以内の診断書で代えることも可）雇入れのとき会社で記録を保管労働安全衛生規則43条

期限は法令と各機関の案内（2026年10月15日確認）。土日祝日の扱いや提出方法は提出先の案内を確認してください。（2026-10-15時点）

提出してもらう書類と使い道

出典：日本年金機構 基礎年金番号・基礎年金番号通知書・年金手帳について

入社書類の案内メールの文例

件名は「入社手続き書類のご提出のお願い（○月○日入社）」のように、用件と入社日が分かるものにします。本文では、必要な書類、提出期限、提出方法（持参、郵送、オンライン）を箇条書きにし、マイナンバーなど取り扱いに注意が必要な書類の送り方を指定します。

例：「このたびはご入社いただきありがとうございます。入社手続きのため、下記の書類を○月○日までにご提出ください。マイナンバーが分かる書類は、メールではなく、当日ご持参いただくか簡易書留でお送りください。」

受け取った側の返信文例

本人から書類が届いたら、受け取ったことと、不足や記入漏れの有無を短く返します。不足がある場合は、何がいつまでに必要かをはっきり書きます。

例：「書類をお送りいただきありがとうございます。本日受け取りました。扶養控除等申告書の押印欄は不要ですので、そのままで問題ありません。入社日にお会いできるのを楽しみにしております。」

書類を郵送するときの送付状

会社から本人へ書類一式を送る場合は、送付状に、日付、宛名、送り主、同封書類の一覧と部数、返送してほしい書類と期限を書きます。返送用の封筒を同封すると、提出が早くなります。

マイナンバーが記載された書類を受け取るときは、追跡できる方法で送ってもらい、受け取った後は鍵のかかる場所か、アクセスを制限したシステムで管理します。

受け取った書類の管理

受け取った書類は、本人ごとのファイルにまとめ、何をいつ受け取ったかを一覧で記録します。扶養控除等申告書は、提出期限の翌年1月10日の翌日から7年間保存することとされています。

よくある質問

年金手帳をなくした人はどうしますか。

マイナンバーで資格取得届を出せます。基礎年金番号通知書の再交付を年金事務所に申請する方法もあります。

雇用保険被保険者証が見つからない場合は。

前の勤務先の名称と在籍期間が分かれば、ハローワークで被保険者番号を確認できる場合があります。資格取得届の作成前に本人と確認します。

書類が入社日までにそろわない場合は。

期限のある届出から先に進め、そろわない書類は提出予定日を本人と決めておきます。前職の源泉徴収票は年末調整までに出してもらえば間に合います。

出典（確認日）

一般的な情報の提供です（社会保険労務士法27条・税理士法52条により、個別の書類作成や相談はお受けしていません）。個別の判断は社会保険労務士・税理士へご相談ください。