在職証明書とは

最終確認日 2026年10月23日

まず、よくある答え

在職証明書は、ある人がその会社に勤めていることを会社が証明する書面で、賃貸住宅の契約、ローンの申込み、ビザの申請、転職先への提出などで求められます。法令で決まった書式はないため、提出先の書式があればそれを使い、なければ会社の書式で人事や総務に発行を頼みます。

在職証明書メーカー（在職期間証明書・英語版）

会社が発行する在職証明書や、退職した人の在職期間証明書を、日本語・英語・日英併記で作れます。

在職証明書には、氏名、入社日、職種や雇用形態、証明日、会社名と代表者名が書かれるのが一般的です。所得の証明が必要な場面では源泉徴収票や課税証明書を、勤務時間の証明が必要な保育所の申込みでは就労証明書を別に使います。

海外の手続きでは英語の Certificate of Employment を求められることがあります。氏名のつづりはパスポートに合わせ、日本語版と英語版の内容をそろえておきます。

もらい方と頼み方

在職中なら、人事や総務の担当者に、提出先、用途、必要な期限、提出先の書式があるかどうかを伝えて依頼します。提出先の書式がある場合は、その用紙を一緒に渡すと会社も記入しやすくなります。

転職活動のための依頼だと伝えにくいと感じる人も多いですが、用途を細かく書く必要がないこともあります。提出先が用途の記載を求めていなければ、会社の書式に用途を書かずに発行してもらう方法もあります。

労働基準法22条は、退職した労働者が使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金、退職の事由について証明書を請求したときは、使用者は遅滞なく交付しなければならないと定めています。退職後に在職していた期間の証明を頼む場合は、この規定に沿って請求できます。

証明書には、労働者が請求しない事項を書いてはならないとされています。期間だけが必要なら、在籍期間だけを書いた在職期間証明書を頼むと、余計な事項が載りません。

一方、いま在職している人の在職証明書については、22条のような発行を義務づける規定は労働基準法にありません。多くの会社は社内の手続きとして発行しているので、就業規則や社内の窓口で確認します。

在職証明書は会社が事実を証明する書面なので、本人が会社の名前で作ることはできません。会社が文面を用意する時間がないときは、本人が下書きを作り、会社が内容を確かめたうえで会社名と代表者名で発行する流れはよく見られます。

会社に無断で証明書を作ったり書き換えたりすると、私文書偽造などの罪に問われるおそれがあります。急いでいるときほど、必ず会社の確認を経て発行してもらいます。

証明する内容は、雇用契約書や人事の記録で確かめられる事実に限ります。賃金を書くかどうかは用途によって決め、本人が求めていない事項は載せないようにします。

発行した日付、会社名、代表者名を入れ、会社の決まりに従って押印します。英語版を出すときは、日本語版と同じ日付と内容にしておくと、提出先で照合されても食い違いません。

「在職証明書は法律で決まった書式で出さなければならない」

→ 法令で定めた書式はありません。提出先の書式があればそれを使い、なければ会社の書式で発行します。

「退職した会社には在職期間の証明を頼めない」

→ 労働基準法22条により、退職した労働者が使用期間などの証明を請求したときは、会社は遅滞なく交付しなければなりません。

在職証明書と就労証明書は同じものですか。

保育所などの申込みに使う就労証明書は、こども家庭庁の標準的な様式で勤務時間などを細かく証明する書類で、在職証明書とは別のものです。

発行にはどれくらいかかりますか。

法律上の期限はなく、会社の手続きによります。退職した人が労働基準法22条に基づいて請求した場合は、遅滞なく交付する必要があります。

派遣社員は誰に頼みますか。

雇用契約を結んでいる派遣元の会社に頼むのが一般的です。派遣先は雇い主ではないため、在職の証明は派遣元が行います。