Bridge定時株主総会議事録の文例と開催の流れ
最終確認日 2026年10月15日
定時株主総会は、毎事業年度の終了後一定の時期に開く総会です（会社法296条1項）。小さな会社では、決算の計算書類の承認、剰余金の配当、任期が満了する役員の選任、取締役の報酬総額を議案にすることが多く、議事録には議案ごとに説明の要点と可決の結果を書きます。開催の時期は定款で決まっていて、決算日から3か月以内とする会社が一般的です。
議事録 メーカー（株主総会・取締役会・合同会社）
議案を選んで会社名や役員を入れると、記載事項の順に議事録を作り、決議の要件も確かめられます。PDFとWordで保存でき、株主リストも付けられます。
議事録を作るよく使う議案
- 第1号議案 計算書類承認の件（貸借対照表、損益計算書、株主資本等変動計算書、個別注記表）。事業報告は報告事項
- 第2号議案 剰余金の配当の件（配当しないなら議案にしなくてもよい）
- 第3号議案 取締役選任の件（任期満了による再任を含む）
- 第4号議案 監査役選任の件（監査役を置く会社）
- 第5号議案 取締役の報酬額決定の件（年額の上限と配分の一任）
出典：e-Gov法令検索 会社法（第296条〜第300条、第309条、第318条、第319条、第341条、第361条、第369条〜第371条、第590条、第591条、第599条、第637条）
開催の時期と申告期限
法人税の確定申告は、原則として決算日から2か月以内に、株主総会で承認を受けた決算にもとづいて行います。定時株主総会を決算日から2か月以内に開くか、申告期限の延長の特例を受けているかを確かめ、総会の日程を決めます。
総会の日は定款の定めとあわせて毎年同じ時期にしておくと、役員の任期の計算や届出の管理がしやすくなります。
出典：e-Gov法令検索 会社法（第296条〜第300条、第309条、第318条、第319条、第341条、第361条、第369条〜第371条、第590条、第591条、第599条、第637条）
招集の通知と省略
非公開会社では総会の日の1週間前まで、取締役会設置会社では書面で通知します。株主全員が同意すれば招集の手続を省略でき、さらに議案すべてについて株主全員が書面で同意すれば、総会を開かずに決議があったものとみなされ、その時に定時株主総会も終わったものとみなされます（319条5項）。
株主が1人や家族だけの会社では、この書面決議で定時株主総会を済ませることがよくあります。
出典：e-Gov法令検索 会社法（第296条〜第300条、第309条、第318条、第319条、第341条、第361条、第369条〜第371条、第590条、第591条、第599条、第637条）
役員の任期と選任
取締役の任期は原則2年、非公開会社は定款で最長10年まで延ばせます。任期が満了する定時総会で再任の決議をしないと、役員の変更（重任）の登記が漏れ、登記を怠った過料の対象になることがあります。
選任の決議は議決権の過半数（定款で3分の1以上まで下げられる）を持つ株主が出席し、出席議決権の過半数で行います。再任でも議事録に選任と就任承諾を書きます。
出典：e-Gov法令検索 会社法（第296条〜第300条、第309条、第318条、第319条、第341条、第361条、第369条〜第371条、第590条、第591条、第599条、第637条）
1年の流れの例
3月決算の会社なら、4月に決算を締めて計算書類を作り、5月中に定時株主総会で承認と役員の選任を行って、5月末の法人税の申告期限に間に合わせるのが基本の順番です。申告期限の延長の特例を受けている会社は、6月に総会を開いて6月末までに申告します。
役員の任期が満了する年は、総会の後2週間以内に重任の登記を申請します。役員報酬を改定する場合は、事業年度開始から3か月以内という税務上の期限もあわせて確かめます。
出典：e-Gov法令検索 会社法（第296条〜第300条、第309条、第318条、第319条、第341条、第361条、第369条〜第371条、第590条、第591条、第599条、第637条）
よくある質問
定時株主総会を開かなかったら。
決算の承認を受けないまま申告することになり、役員の重任の登記漏れなども起きやすくなります。書面決議でもよいので毎年必ず手続をします。
決算書は議事録に添付しますか。
法律上の添付義務はありません。どの計算書類を承認したかが分かるよう、議事録とあわせて保存しておきます。
報酬の総額は毎年決めますか。
一度決めた総額の上限を変えないなら、毎年決議する必要はありません。上限を超える場合や配分を変える場合に決議します。