お詫び状の書き方（取引先への詫び状の例文）
最終確認日 2026年11月2日
お詫び状は、取引先などに迷惑をかけたときに、謝罪と、何が起きたか、原因、すでにした対応、今後の対策を伝える手紙です。頭語の「拝啓」に続けてすぐにお詫びを書き、時候のあいさつは省くのが一般的です。結びで今後のお付き合いをお願いし、「敬具」で締めます。
お詫び状の作成（無料）
件名、お詫びの一文、事実、原因、対応、対策、結びを入れると、拝啓から敬具までの順に並べてWordとPDFにします。入力は送信されません。
お詫び状を作るお詫び状の見本（納期遅延）
見本を文字で見る（コピーできます）
2026年11月◯日
株式会社見本工業 購買部 田中様
株式会社サンプル商事
営業部
山田太郎
納期遅延のお詫び
拝啓 このたびは、ご注文の品番A-100の納品が遅れ、貴社の生産計画に多大なご迷惑をおかけしましたことを、心よりお詫び申し上げます。
11月◯日にお届けする予定であった200個のうち80個が、2日遅れてのお届けとなりました。
材料の入荷が遅れたことに加え、当社で遅れの見通しをつかむのが遅く、ご連絡が前日になってしまいました。
残りの品は検品のうえ11月◯日にお届けし、数量はすべてそろっております。
今後は、材料の在庫が2週間分を下回った時点で追加の手配をし、納期に影響が出るおそれがあるときは、分かった日のうちにご連絡いたします。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、お願い申し上げます。まずは略儀ながら書中にてお詫び申し上げます。
敬具
名前・会社名・日付はすべて架空の例です。
例文：請求書の誤りのお詫び
2026年11月◯日
株式会社見本工業 経理部 御中
株式会社サンプル商事
経理課
山田太郎
請求書の金額の誤りについてのお詫び
拝啓 11月◯日付でお送りした10月分の請求書に誤りがあり、ご確認のお手間をおかけしましたことを、お詫び申し上げます。
請求書の合計金額が、正しくは330,000円のところ、363,000円となっておりました。10月◯日に納品した品のうち1件を、二重に計上していたものです。
納品の記録から請求書を作る際に、分けて納めた1件を2回取り込んでおりました。
正しい金額に修正した請求書を同封いたしましたので、こちらでお手続きくださいますようお願いいたします。
今後は、請求書を発行する前に、納品の件数と請求の件数が合っているかを、作成した者とは別の者が確かめます。
ご迷惑をおかけしましたことを重ねてお詫び申し上げ、今後ともよろしくお願い申し上げます。
敬具
例文：商品の不具合のお詫び
2026年11月◯日
株式会社見本工業 総務部 御中
株式会社サンプル商事
品質管理課
山田太郎
納品した商品の不具合についてのお詫び
拝啓 このたびは、弊社の商品に不具合があり、ご不便をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。
11月◯日にお届けした卓上ライト（型番L-20）50台のうち6台で、スイッチを入れても点灯しないことを、貴社からのご連絡で確認いたしました。
調べたところ、同じ日に組み立てた一部の製品で、配線の差し込みが浅くなっていたことが分かりました。出荷前の検査が抜き取りであったため、見つけることができませんでした。
6台は新しい品と交換し、11月◯日にお届けしました。残りの44台についても、ご希望があれば伺って点検いたします。
出荷前の点灯検査を全数に改め、配線の差し込みを確かめる工程を組立の手順に加えました。
今後このようなことのないよう努めてまいりますので、変わらぬご愛顧を賜りますようお願い申し上げます。
敬具
お詫び状のテンプレート（Word・PDF無料）
項目を入れて整えたいときは、反省文・経緯書・事故報告書・お詫び状の作成ツールで、入れた内容を決まった順に並べてWordとPDFにできます（入力は送信されません）。
お詫び状の構成
- 日付、宛名（会社名・部署に「御中」、担当者なら「様」）、差出人（会社名、部署、氏名）
- 件名：「納期遅延のお詫び」のように、何のお詫びかが分かる題を中央に
- 拝啓に続けてお詫びの一文
- 何が起きたか（事実）、なぜ起きたか（原因）、すでにした対応
- 同じことを起こさないための対策
- 今後のお付き合いをお願いする結びの一文と、敬具
書くときのポイント
お詫びは最初に一度、はっきり書きます。原因の説明が長くなると言い訳に読まれるため、事実と原因は短くまとめ、相手が知りたい「いつ解決したか」「次はどうなるか」に字数を使います。
差出人は、担当者だけでなく、上司や部門の責任者の名前で出すと、会社として謝っていることが伝わります。お詫び状は早く届くことにも意味があるため、まず電話で謝り、お詫び状はその日か翌日に出すのが一般的です。
請求書の誤りをお詫びするとき
金額や品目を誤った請求書を出したときは、お詫び状に正しい請求書を同封します。誤った請求書が適格請求書（インボイス）なら、売り手は相手に修正した適格請求書を交付しなければなりません。全部を書き直したものを出す方法と、最初の請求書との関係を示して直した点だけを書いたものを出す方法が、国税庁の例に挙がっています。
相手がすでに支払っていた場合は、差額をどう精算するか（返金か、次回の請求で差し引くか）をお詫び状に書いておくと、相手の経理担当が処理しやすくなります。
用紙と送り方
お詫び状は、会社の便箋かA4の白い用紙に、縦書きか横書きで1枚に収めます。社内の報告書と違い「記」や番号は使わず、段落で書き進めます。印刷する場合も、差出人の氏名の横に押印するか、自筆で署名を添えると、形式だけの手紙ではないことが伝わります。
郵送するときは白無地の封筒に入れ、表に宛名、裏に会社名・部署・氏名を書きます。正しい請求書や交換品の案内など、同封するものがあるときは、お詫び状の最後に「同封物」として書いておくと、相手が受け取ったときに確かめられます。
メールで送るとき
急ぐときは、まずメールでお詫びと事実を伝え、あとから書面のお詫び状を送る形もあります。メールでは「拝啓」「敬具」は使わず、件名に「【お詫び】納期遅延について」のように用件を入れます。
メールの本文も、お詫び、事実、原因、対応、今後の対策の順は手紙と同じです。経緯を詳しく説明する必要があるときは、経緯書を添付します。
よくある勘違い
「お詫び状にも、時候のあいさつを入れるのが正式だ。」
→ お詫び状では、時候のあいさつを省いてすぐにお詫びに入るのが一般的です。頭語の「拝啓」は使います。
「原因を詳しく書くほど誠意が伝わる。」
→ 長い原因の説明は言い訳に読まれがちです。原因は短くまとめ、対応と今後の対策を具体的に書きます。
よくある質問
詫び状とお詫び状は違うものですか。
同じ書類を指す呼び方です。取引先に出すときは「お詫び状」と呼ぶことが多く、題名には「◯◯のお詫び」と何についての謝罪かを書きます。
お詫び状は誰の名前で出せばよいですか。
担当者の名前に加え、事の重さに応じて部門長や役員の名前で出します。社長名で出すかどうかは、相手への影響の大きさで決めます。
出典（確認日）
- 国税庁 インボイス制度に関するＱ＆Ａ 問33（修正した適格請求書の交付方法）（2026-11-02）