交通費精算書の書き方
最終確認日 2026年11月1日
交通費精算書は、従業員が仕事で使った電車代やバス代を、日付・訪問先・区間・金額ごとにまとめて会社に請求する書類です。様式の決まりはなく、ExcelやWordのひな形で作れます。領収書が出ない電車やバスはICカードの利用履歴を記録として添え、3万円未満の公共交通機関の運賃は消費税の仕入税額控除でも帳簿の記載だけで足ります（最終確認日 2026年11月1日）。
交通費精算書のテンプレート（Excel・Word）
日付、訪問先、区間、交通手段、片道・往復、金額、領収書の有無を書く交通費精算書です。合計は自動で計算します。
交通費精算書をダウンロードする交通費精算書に書く項目
定期券の区間の中だけで移動した日は、追加の運賃がかからないため精算しません。定期券の区間を一部使ったときは、区間外の部分の運賃だけを書きます。
- 精算する期間（1か月分をまとめるのが一般的です）、所属、氏名
- 日付、訪問先と用件
- 区間（どこからどこまで）と交通手段（電車、バス、タクシーなど）
- 片道か往復か、金額
- 領収書の有無（領収書あり、ICカードの利用履歴、領収書なし）
- 合計額と、申請者・承認者・経理の確認欄
ICカードの利用履歴を記録にする
ICカードで乗った電車やバスは、駅の券売機やモバイルのアプリで利用履歴を印刷・保存できます。精算書の行と同じ日付・区間に印を付けて添えると、承認する人が金額を確かめやすくなります。
私用の移動と同じカードを使っているときは、仕事で使った行だけに印を付けてもらいます。チャージした金額ではなく、実際に乗った運賃を精算します。
領収書がないとき
3万円未満の公共交通機関による旅客の運送は、インボイスの交付義務が免除され、一定の事項を書いた帳簿だけで仕入税額控除ができます（インボイス制度のＱ＆Ａ問105）。電車やバスの運賃は、精算書と帳簿に日付・区間・金額・公共交通機関特例であることを書いておけば足ります。
従業員に払う出張旅費のうち、旅行に通常必要と認められる部分も、帳簿だけで仕入税額控除ができます（問107-2）。タクシーは公共交通機関特例の対象ではないため、会社が運送会社に直接払ったのと同じように扱う場合は領収書（インボイス）をもらっておきます。
泊まりの出張と旅費精算書
日帰りの外回りは交通費精算書で足りますが、泊まりの出張では宿泊費や日当も精算するため、旅費精算書として別の様式にする会社が多いです。日当の額や宿泊費の上限は出張旅費規程で決めておくと、所得税で非課税になる通常必要な範囲の説明にもなります。
旅費精算書には、出張の目的、行き先、期間、交通費、宿泊費、日当の内訳を書きます。交通費の行は、この交通費精算書と同じ書き方で足ります。
提出の締め切りと承認の流れ
月末で締めて翌月の決まった日までに出してもらい、上司の承認のあと経理が確かめ、給与と一緒に、または別に振り込む流れが一般的です。何か月も前の分をまとめて出されると確認が難しくなるため、締め切りを規程に書いておきます。
精算で払う交通費は実費の弁償なので、給与ではなく、通勤手当のように社会保険の報酬にも入りません。通勤の分と仕事の移動の分を同じ精算書に混ぜないようにします。
よくある勘違い
「領収書がない交通費は精算できない。」
→ 電車やバスは領収書が出ないことが多く、ICカードの利用履歴や精算書の記載で精算します。3万円未満の公共交通機関の運賃は、消費税でも帳簿の記載だけで仕入税額控除ができます。
「交通費精算で払ったお金も、通勤手当と同じように社会保険料がかかる。」
→ 仕事の移動にかかった実費の弁償は報酬に入りません。報酬に入るのは通勤手当です。
よくある質問
交通費精算書と旅費精算書は同じものですか。
呼び方は会社によって違います。日帰りの交通費だけなら交通費精算書、宿泊費や日当も含む出張なら旅費精算書と分けることが多いです。
精算書は何年保存しますか。
交通費の精算書は会社の帳簿の記録になるため、法人税や消費税の帳簿書類と同じ期間を目安に保存します。期間は税務署に確認できます。
出典（確認日）
- 国税庁 インボイス制度に関するＱ＆Ａ 問105（公共交通機関による旅客の運送）（2026-11-01）
- 国税庁 インボイス制度に関するＱ＆Ａ 問107-2（実費精算の出張旅費等）（2026-11-01）
- 国税庁 No.2508 給与所得となるもの（2026-11-01）