Bridge英文請求書を用意する方法は、大きく分けてExcel・Wordのテンプレートを使う方法と、オンラインの無料ツールで作る方法があります。どちらにも向き不向きがあり、取引の頻度や外貨・インボイス対応の必要性によって最適な選択は変わります。本記事では、それぞれの特徴を比較し、選び方の目安を示します。
Excelテンプレートで作る
表計算の自由度を活かして、レイアウトや計算式を自分で組める方法です。
- 長所：無料で始められ、計算式で金額や税額を自動計算できます。一度作れば再利用できます。
- 短所：為替換算や税率別内訳、インボイスの記載事項を自分で正しく組み込み、維持する必要があります。取引先ごとにファイルが増え、管理が煩雑になりがちです。
Wordテンプレートで作る
文書としての見た目を整えやすい方法です。
- 長所：レイアウトの自由度が高く、体裁の整った請求書を作れます。
- 短所：金額や税額の自動計算が苦手で、手計算になりやすく、転記ミスのリスクがあります。外貨や税率別内訳の管理も手作業になります。
無料のオンラインツールで作る
ブラウザ上で入力し、PDFを出力する方法です。
- 長所：為替換算・税率別内訳・インボイスの記載事項をツール側で整えられるものがあり、手計算やレイアウト管理の手間が減ります。取引先や品目を保存して再利用できるものもあります。
- 短所：ツールによって対応言語・対応通貨・出力形式が異なるため、必要な要件を満たすか確認が必要です。
3つの方法を一覧で比較する
| 観点 | Excelテンプレート | Wordテンプレート | オンラインツール |
|---|---|---|---|
| 初期費用 | 無料 | 無料 | 無料のものがある |
| 金額・税額の自動計算 | 計算式で可能 | 苦手（手計算） | 自動 |
| 外貨換算 | 自分で組む | 自分で組む | 対応しているものがある |
| 税率別内訳・端数処理 | 自分で維持 | 手作業 | 自動のものがある |
| 取引先・品目の再利用 | ファイル管理 | ファイル管理 | 保存機能があるものがある |
| 向いているケース | 少頻度・自作が得意 | 見た目重視・少頻度 | 高頻度・外貨・インボイス対応 |
表のとおり、手作業の自由度を取るならExcelやWord、要件を自動で満たして手間を減らすならオンラインツール、という整理になります。
無料テンプレートを使うときの注意点
インターネット上には英文請求書の無料テンプレートが多数ありますが、そのまま使う前に次の点を確認してください。
- 日本のインボイス制度の記載事項（登録番号や税率ごとの消費税額）に対応しているか。多くの海外向けテンプレートは日本の要件を想定していません。
- 外貨建ての金額と、円換算の参考表示を分けて扱えるか。
- 消費税額を円で記載できるか。外貨建てでも税額は円で示す必要があります。
海外のテンプレートは体裁こそ整っていても、日本の要件を満たしていないことがあるため、そのまま使うと適格請求書として不十分になることがあります。
選び方の目安
- 取引が年に数回で金額も小さいなら、ExcelやWordのテンプレートで十分な場合があります。
- 毎月のように海外へ請求する、外貨建てが多い、インボイス制度に対応した英文請求書が必要、という場合は、要件を自動で満たせるツールのほうが手間もミスも減らせます。
特に、外貨建てでも消費税額を円で記載する、税率ごとに1回だけ端数処理する、といったインボイスの要件は、手作業では抜けやすいポイントです。
BridgeInvoiceの位置づけ
BridgeInvoiceは、登録不要で使える無料の英文・日英請求書ツールです。通貨と言語を選ぶだけで、為替の参考表示、税率別内訳、SWIFTコード、源泉徴収などの海外請求に必要な項目を整えます。見積書・納品書・領収書も同じ流れで作成できます。請求書の記載項目の詳細は英文請求書の書き方 完全ガイド、消費税の扱いは英文請求書の消費税の書き方で解説しています。
まずは英文請求書を無料で作成してみてください。
よくある質問
Q. まずは無料で試したいのですが。 BridgeInvoiceは登録不要で作成・プレビューでき、ダウンロード時にメールでの確認のみをお願いしています。すべての機能が無料です。
Q. テンプレートを自作する場合、最低限どこに気をつければよいですか。 外貨建ての為替換算、税率ごとの消費税額（円）、適格請求書の記載事項の3点は、手作業で抜けやすいので特に注意してください。
Q. ExcelとWordのどちらでテンプレートを作るのがよいですか。 金額や税額の自動計算を重視するならExcel、見た目や文書としての体裁を重視するならWordが向いています。ただし、どちらも外貨・税率別内訳・インボイス対応は自分で維持する必要があります。取引の頻度が上がってきたら、要件を自動で満たせるツールへの切り替えも検討するとよいでしょう。
Q. 見積書や領収書も同じ方法で作れますか。 はい。テンプレートでもツールでも、見積書（Quotation）や領収書（Receipt）を作れます。取引先や品目を使い回せるツールなら、請求書から見積書・領収書への展開がスムーズです。書き方は英文見積書の書き方と英文領収書の書き方で解説しています。
まとめ
英文請求書は、ExcelやWordのテンプレートでも作れますが、外貨・税率別内訳・インボイス対応を毎回手作業で維持するのは負担が大きく、ミスも起こりがちです。取引の頻度や要件に応じて、要件を自動で満たせるツールも選択肢に入れると、手間とミスを減らせます。