出金伝票の書き方：記入例と領収書がないときの使い方

最終確認日 2026年11月4日

まず、よくある答え

出金伝票は、現金で支払った取引を1件ずつ、日付・支払先・勘定科目・摘要・金額で記録する伝票で、領収書がもらえない支払いの記録にも使われますが、自分で作る社内の記録であって領収書の代わりにはなりません。記入例つきのExcelテンプレート（A4に3枚）を下からダウンロードできます。

Excelテンプレート（無料）と記入例

記入例は架空の個人事業主（サンプルデザイン事務所、2026年11月、金額は税込）です。各ファイルに記入例のシートと、空欄の記入用シートがあります。マクロは入っていません。

日付	No.	支払先	勘定科目	摘要	金額
11/2	1	見本文具店	消耗品費	事務用品（ペン・ファイル）	3,300
11/15	2	東西鉄道（交通系ICカード）	旅費交通費	打合せの電車代	1,100

貸方は現金と決まっているので、書くのは支払った内容の勘定科目だけです。記入例では、事務用品を現金で買った取引と、打合せの電車代の2枚を書いています。

慶弔金、自動販売機での購入、交通系ICカードでの電車代のように、領収書がもらえない支払いでは、支払った事実を自分で記録しておく必要があります。出金伝票はそのための記録の一つとして使えます。

ただし、国税庁の資料に出金伝票についての説明はありません。支払先・日付・金額・内容をできるだけ具体的に書き、案内状や利用履歴など、支払ったことがわかるほかの資料もあわせて残しておくと説明しやすくなります。

領収書は、お金を受け取った側が発行する書類です。出金伝票は支払った側が自分で作る記録なので、受け取った人が金額を認めた証明にはなりません。領収書をもらえる支払いは、出金伝票で済ませずに領収書を受け取ります。

消費税の課税事業者が仕入税額控除を受けるには、原則として帳簿と適格請求書（インボイス）などの両方を保存します。出金伝票は適格請求書の代わりにはなりません。ただし、次の取引は帳簿のみの保存で控除が認められます。

帳簿のみの保存で控除するときは、帳簿に、どの取引に当たるかと、相手の住所または所在地（省略できる場合あり）を書きます。

基準期間の課税売上高が1億円以下（または特定期間の課税売上高が5千万円以下）の事業者は、令和11年9月30日までの税込1万円未満の課税仕入れについて、帳簿のみの保存で控除できます（少額特例）。

従業員等の出張旅費の取扱いが事業主本人の出張に当てはまるかは、国税庁の問104の文言からは読み取れませんでした。

領収書のない支払いを経費にできるか、どの勘定科目にするかで迷うときは、記録を持って税務署の記帳指導や税理士に相談すると、残しておくべき資料もあわせて確かめられます。

「出金伝票を書けば、領収書がなくても必ず経費になる。」

→ 出金伝票は自分で作る記録で、経費として認められるかは支払いの実態で判断されます。支払ったことがわかるほかの資料もあわせて残します。

「インボイス制度では、出金伝票があれば仕入税額控除を受けられる。」

→ 原則として適格請求書などの保存が必要です。帳簿のみで控除できるのは、公共交通機関の3万円未満の運賃など、決められた取引に限られます。

香典やご祝儀は出金伝票で記録してよいですか。

領収書が出ない支払いなので、出金伝票に相手の名前や日付、金額を書き、会葬礼状や案内状をあわせて残しておくのが一般的です。

交通系ICカードの電車代はどう記録しますか。

出金伝票に区間と金額を書き、ICカードの利用履歴を印刷して残しておくと、記録の裏付けになります。

出金伝票に押印は必要ですか。

法令上の決まりはありません。社内で承認の手順がある場合は、承認者の印やサインの欄を使います。